Ik geef het toe, toen ik Maggie De Block voor het eerst "blijf in uw kot" hoorde zeggen, was ik nog geamuseerd. Sommigen ergerden zich aan de ‘volkse’ uitspraak, maar de boodschap is simpel en duidelijk. Wat mij betreft is ‘blijf in uw kot’ nu goed doorgedrongen, maar het blijft wennen.
Het nieuwe werken vond in het verleden moeilijk zijn weg in de KMO-wereld, maar ook die bedrijven worden nu verplicht om dit in een ijltempo in te voeren.
De terughoudendheid bij KMO’s is vaak te wijten aan de vrees voor controleverlies over de werknemer.
KMO’s functioneren op veel vlakken anders dan grote concerns: er is meer persoonlijk contact, kortere communicatielijnen en elke werknemer is zichtbaar voor het management. En net hier knelt het schoentje: telewerken betekent minder zichtbaarheid, minder controle. Daarom is VERTROUWEN in de werknemer het sleutelwoord bij deze nieuwe manier van werken. Het is een belangrijke oefening in het evenwicht vinden tussen vertrouwen en verantwoordelijkheid.
Hoe blijf je nu verbonden met jouw werknemers? Hoe kan je hen betrokken houden en hoe kan je hen motiveren?
Om van het thuiswerken een succes te maken voor de werknemer en de werkgever, volgen hier nog een aantal tips:
1. Voorzie de nodige tools om thuis te kunnen werken
Er zijn een aantal voor de hand liggende tools, zoals een laptop (een privé-laptop brengt veiligheidsrisico’s mee), webcam en eventueel een printer.
ook belangrijk:
een stabiele internetverbinding!
VPN-verbinding
communicatietools om samen te werken, zoals SLACK of MS TEAMS
Vergaderen via videoconference met Skype, Google Hangouts, Zoom,…
Voor KMO’s waar de medewerkers hun desktop werkplaats niet kunnen missen, kan Teamviewer een uitkomst bieden. Daarmee werk je op de pc van het werk, maar dan van thuis uit.
TIP: Verschillende softwarebedrijven bieden nu tijdelijk de applicaties gratis aan!
TIP: Er bestaan mogelijkheden om als werkgever een tussenkomst te betalen in de abonnementskosten van het internet
2. Begin de dag met een check-in
Om de dag efficiënt te starten kan de manager, zaakvoerder, teamleader… een kort overlegmoment vastleggen waar de planning van de dag besproken wordt.
Dit kan individueel of per team via videoconference.
Laat iedereen starten met een goed plan voor de dag!
Aan welke projecten wordt vandaag gewerkt?
Wie doet wat?
Wie is wanneer bereikbaar?
Zijn er problemen? Plan deze check-ins op een vast tijdstip zodat het een gewoonte wordt.
Door deze check-ins weten jouw medewerkers dat je bereikbaar bent en dat hun bezorgdheden gehoord worden. Bovendien starten ze de dag met een vaste routine en wat de motivatie ten goede komt.
3. Zorg ervoor dat je gemakkelijk bereikbaar bent
In KMO’s zijn werknemers het gewoon om snel eens bij elkaar op kantoor binnen te lopen, snel een vraag te stellen… De digitale barrière remt deze laagdrempelige communicatie. In deze coronacrisis is de situatie nog extra uitdagend omdat we aangewezen zijn op langdurig thuiswerken. Daarom is een vlotte bereikbaarheid uiterst belangrijk. Email alleen is niet voldoende!
laat jouw medewerkers weten wanneer je het beste bereikbaar bent voor niet-dringende zaken (bijvoorbeeld na 15u)
stimuleer de medewerkers om te bellen wanneer er problemen zijn, of probeer via video calls dezelfde face-to-face betrokkenheid te krijgen
Snelle en korte onderlinge boodschappen kunnen beter via email of chatberichten verstuurd worden (Slack, Zoom, Microsoft Teams,…)
Overlegmomenten voor kleinere groepen kunnen via videoconferenties.
Video calls werken uitstekend tegen ‘sociale isolatie’. Er kan al eens gelachen worden en je merkt sneller onderhuidse problemen, maar vooral…. Je kan jouw medewerkers persoonlijk stimuleren!
Video is absoluut aangewezen bij gevoelige of complexe conversaties.
Noot: In grotere KMO’s kan het ook aangewezen zijn om een aantal regels rond thuiswerk vast te leggen, dit niet met de bedoeling om te controleren, maar als houvast in de nieuwe situatie rond thuiswerken. Je kan hierin bijvoorbeeld vastleggen wanneer de check-in en check-out gebeurt, wanneer je het beste telefonisch bereikbaar bent, welke tools beschikbaar zijn...
4. Houd de vinger aan de pols
Medewerkers die op afstand werken, kunnen zich sneller geïsoleerd en minder betrokken voelen. Iedereen heeft af en toe nood aan een bevestiging. Vergeet dit ook nu niet.
Vraag af en toe hoe het gaat!
Leuke momenten zijn ook ideaal om de moraal op te krikken:
Is er iemand jarig?
Een geboorte?
x-jaar in dienst?
Opstart nieuwe collega’s?Vergeet dit niet!5. Leg doelstellingen vast en geef ook feedback vanop afstand
Wanneer medewerkers langdurig thuis werken bestaat het risico dat medewerkers zich niet gesteund voelen door het management. Jouw medewerkers verwachten nog steeds leiding! Vergeet dat niet. Het wordt moeilijker op afstand, maar vind een manier om bij te sturen, om verwachtingen duidelijk te maken en vertrouw erop dat jouw medewerker dit tot een goed einde zal brengen.
Leg duidelijke doelstellingen vast, maak duidelijk wat je verwacht en geef feedback om de medewerkers scherp te houden en de motivatie hoog te houden.
6. Sluit de werkdag af met een check-out
Voorzie eventueel een vast moment in de namiddag om kort nog even samen in te bellen en iedereen een korte briefing te geven over het verloop van de dag.
Hier kan je als werkgever gebruik maken om alle goede zaken nog eens in de verf te zetten: realisaties, positieve feedback van klanten, een mooi vooruitzicht,… Zeker nu is het van belang dat de geleverde inspanningen niet als vanzelfsprekend beschouwd worden. De situatie is voor iedereen nieuw.
Je kan dus heel wat stappen zetten om verbonden te blijven met jouw medewerkers, al zijn jullie niet samen op kantoor.
Straal vertrouwen uit en geef jouw medewerkers de kans om hun verantwoordelijkheid op te nemen en zich te blijven inzetten, ook in deze moeilijke tijden. Nu, meer dan ooit moeten werknemers en werkgevers elkaar steunen om deze economische uitdaging de baas te kunnen.
Veel goede moed aan iedereen en welkom bij het nieuwe werken! Ondersteuning nodig om dit allemaal te implementeren? Laat maar horen!
Evelyn
